Potrzebujesz wsparcia w zakresie zarządzania projektem?
Przy realizacji i rozliczaniu projektu UE bardzo często pojawia się pokusa, aby oddać na zewnątrz jak najwięcej czynności (i odpowiedzialności!) związanych z projektem. Problem w tym, że w jednostce sformalizowanej, działającej na podstawie regulaminu organizacyjnego, nie wszystko da się ani nie wszystko powinno się wyprowadzać poza strukturę organizacji. Gdzie w projektach UE kończy się dopuszczalne wsparcie doradcze, a gdzie zaczyna niebezpieczne przenoszenie odpowiedzialności z beneficjenta na podmiot zewnętrzny?
W jednostce działającej na podstawie regulaminu organizacyjnego realizacja i rozliczanie projektu dofinansowanego z dotacji UE nie odbywa się w oderwaniu od jej stałej struktury, lecz właśnie poprzez tę strukturę. Oznacza to, że czynności projektowe są wykonywane przez właściwe komórki organizacyjne w ramach przypisanych im kompetencji i odpowiedzialności służbowej. Komórka odpowiedzialna za zamówienia publiczne prowadzi postępowania zakupowe, komórki finansowo-księgowe dokonują kontroli formalno-rachunkowej, dekretacji i ewidencji dokumentów, kierownicy lub osoby upoważnione zatwierdzają dokumenty do wypłaty, a koordynacja całości pozostaje po stronie kierownictwa jednostki. Takie ujęcie jest zgodne z podejściem project governance, zgodnie z którym nadzór nad projektem powinien być dopasowany do modelu zarządzania obowiązującego w organizacji i obejmować cały cykl życia projektu.
Z perspektywy zarządzania projektami kluczowe znaczenie ma jednoznaczne przypisanie ról i odpowiedzialności. W standardach PMI podkreśla się, że skuteczny ład projektowy wymaga jasnego określenia, kto jest odpowiedzialny, kto decyduje, kto konsultuje, a kto otrzymuje informacje, ponieważ od tego zależy sprawność kontroli, komunikacji, zarządzania ryzykiem i zmianą. Podobnie PRINCE2 akcentuje formalny podział ról poprzez macierz RACI, która porządkuje odpowiedzialność za poszczególne działania procesowe. W jednostce sformalizowanej ten podział nie powinien być sztucznie przenoszony poza organizację, skoro został już ustanowiony w regulaminie organizacyjnym, zakresach obowiązków i systemie upoważnień.
Zlecanie podmiotowi zewnętrznemu czynności takich jak udzielanie zamówień publicznych, zatwierdzanie dokumentów finansowych do wypłaty, dekretacja czy opisy dokumentów księgowych co do zasady nie jest więc rozwiązaniem racjonalnym jako zastępstwo dla działań własnych jednostki. Są to bowiem czynności osadzone w wewnętrznym systemie odpowiedzialności, kontroli zarządczej i obiegu dokumentów, a ich prawidłowe wykonanie wymaga dostępu do wewnętrznych procedur, znajomości struktury kompetencyjnej oraz działania w ramach formalnych linii raportowania. Koncepcje kontroli wewnętrznej rozwijane przez COSO i IIA wskazują, że role związane z zarządzaniem, kontrolą i nadzorem powinny być rozdzielone, ale jednocześnie osadzone w strukturze organizacji, tak aby nie powstawały luki, nakładanie się kompetencji ani rozmycie odpowiedzialności.
W konsekwencji korzystanie z podmiotu zewnętrznego może być uzasadnione jedynie pomocniczo, na przykład w zakresie doradztwa, szkoleń, wsparcia eksperckiego lub przygotowania narzędzi raportowych, ale nie jako substytut komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za czynności władcze, kontrolne i księgowe. W przeciwnym razie dochodzi do osłabienia przejrzystości zarządzania projektem, wydłużenia ścieżek decyzyjnych, ryzyka dublowania pracy oraz rozproszenia odpowiedzialności za zgodność projektu z procedurami. Z punktu widzenia dobrych praktyk zarządzania projektami projekt unijny powinien być więc realizowany „wewnątrz” organizacji, przez jej własny aparat kompetencyjny, a nie „obok” niego. Tylko takie podejście zapewnia spójność z regulaminem organizacyjnym, prawidłowy nadzór, skuteczną kontrolę i wiarygodne rozliczenie środków publicznych.
Realizacja projektu UE w jednostce z regulaminem organizacyjnym – gdzie są granice outsourcingu?
Spółka Inwestycje Europejskie sp. z o.o. wpisana jest pod numerem 0000909437 do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia - Fabrycznej, VI Wydział Gospodarczy.
Wysokość kapitału zakładowego: 5000,00 zł.